Sieben Tipps zur Kalkulation von Jörg Püschel

Jörg Püschel, Mitarbeiter im Consulting-Bereich der Sparkasse KölnBonn, Referent, Coach und Gutachter bei NUK fasst in seinem Beitrag die wichtigsten sieben Tipps zusammen, die Sie bei der Kalkulation beachten sollten.

1. Alles hat seinen Preis
Unter Kalkulation (vom lat.: calculare = rechnen) versteht man im Allgemeinen eine kaufmännische Berechnung. Sie dient zur

• Ermittlung der Stückkosten einer Ware, Dienstleistung oder eines Halbfabrikates;
• Ermittlung der Produktionskosten einer Ware pro Periode;
• Ermittlung von Brutto- und Netto-Verkaufspreisen.

Man kann unterscheiden zwischen der „Vorkalkulation“ in der Planungsphase und der „Nachkalkulation“ nach Abschluss aller Produktions- bzw. Handels- und Absatzvorgänge.

2. Beherrschen Sie die grundlegenden betriebswirtschaftlichen Zusammenhänge.
Nur drei Parameter bestimmen über ihren Erfolg oder Misserfolg Ihrer Gründung: „Absatzmenge“, „Preise“ und „Aufwand“. Die Formeln sind einfach nachzuvollziehen:

• Umsatz = Absatzmenge x Preis
• Umsatz abzüglich Aufwand = Gewinn oder Verlust

Machen Sie sich Konsequenzen der Formeln klar:

• Ist Ihre Absatzmenge zu klein, erzielen Sie Verluste!
• Sind Ihre Preise zu niedrig, erzielen Sie Verluste!
• Ist Ihr Aufwand (Kosten) zu hoch, erzielen Sie Verluste!

Sie müssen bei der Vorbereitung Ihrer Gründung möglichst präzise Annahmen über die „Absatzmenge“, die „Preise“ und den „Aufwand“ treffen – oder anders ausgedrückt: Sie müssen diese „kalkulieren“.

3. Planen Sie im ersten Schritt Ihre Absatzmenge
Die Prognose der Absatzmenge ist der Kernpunkt Ihrer gesamten Finanzplanung. Sie müssen also schon eine klare Vorstellung entwickeln, welche „Menge“ Sie in welchen Zeiträumen verkaufen, also „absetzen“ werden. Hierbei ist es prinzipiell egal, ob es sich bei der Menge um Produkte (z.B. ausgedrückt in Stücken) oder Dienstleistungen (z.B. ausgedrückt in „Stunden“ oder in „Projekten) handelt.

Seien Sie sich darüber im Klaren, dass die Menge nach oben immer begrenzt ist. Sei es, weil auch für Sie der Tag nur 24 Stunden hat oder sei es, weil Sie Ihre Kunden nur in bestimmten Zeitfenstern erreichen können.

Ferner müssen Sie nicht nur jahreszeitliche und saisonale Schwankungen berücksichtigen, sondern auch die Tatsache, dass Sie Ihre geschäftliche Existenz und Ihre Angebote erst einmal Ihren potentiellen Kunden bekannt machen müssen. Wie jeder andere Existenzgründer müssen auch Sie für den Zeitraum, bis Ihr Unternehmen etabliert sein wird, eine „Durststrecke“ einplanen.

4. Planen Sie im zweiten Schritt Ihren Aufwand
Bevor Sie das erste Mal Geld von einem Kunden einnehmen können, haben Sie in der Regel schon erhebliche Ausgaben gehabt: Sie müssen ein Büro oder ein Ladenlokal einrichten, müssen in Geschäftsaustattung investieren, für sich werben und vieles mehr.

Betriebswirtschaftlich bezeichnet man diese Kosten als „Aufwand“, wobei einige Besonderheiten, wie z.B. die Abschreibungsvorschriften zu berücksichtigen sind. Insbesondere müssen Sie aber wissen, wie hoch Ihr „variabler Aufwand“ ist, d.h. was zahlen Sie selbst z.B. beim Hersteller für die Waren, die Sie später in Ihrem Laden verkaufen wollen.

5. Kalkulieren Sie im dritten Schritt Ihre Preise
Aus der geplanten Absatzmenge und dem geplanten Aufwand, lässt sich aus der Umstellung der o.g. Formel nun leicht Ihren Mindestpreis errechnen:

• Gewinn + Aufwand = Mindestumsatz
• Mindestumsatz : geplante Absatzmenge = Mindestpreis

Der Mindestpreis lässt sich für alle Arten von Gründungen errechnen, für Produkte ebenso wie für Dienstleistungen. Damit wissen Sie, wie viele  Produkte Sie zu welchen Preisen an Ihre Kunden verkaufen müssen, damit Sie am Ende nicht nur keinen Verlust haben, sondern von dem Gewinn auch leben können. Ob Sie diese Mengen aber auch erzielen, hängt von weiteren Faktoren ab, denn in einer Marktwirtschaft bestimmen Angebot und Nachfrage die Preise. Beeinflusst werden diese von den drei K:

• Kundenerwartungen: Ihre Kunden haben in der Regel bestimmte Vorstellungen und Erwartungen bezüglich der Preise.
• Konkurrenz: Ihre Wettbewerber geben ihrerseits eigene Preise vor und bestimmen so die Marktpreise mit.
• Kosten: Ihre Kosten sind Ihnen bereits bekannt und sie haben Ihren Mindestpreis bestimmt.

Welche Preise Sie letztlich tatsächlich von Ihren Kunden verlangen, hängt von den drei K ab. Mit der Kalkulation ermitteln Sie Ihren Mindestpreis, aus Ihren Marketingüberlegungen leiten Sie  den Preis ab, den Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen werden.

6. Verschiedene Arten der Kalkulationen
Es gibt unterschiedliche Rechenansätze eine Kalkulation durchzuführen, je größer und vielschichtiger das Unternehmen, desto komplexer wird die Kalkulation sein.

Die einfachste Form ist die Divisionskalkulation, beispielsweise zur Errechnung des Stundensatzes bei Dienstleistungsunternehmen: Alle Aufwandspositionen im Unternehmen einschließlich des kalkulatorischen Unternehmerlohns (Lebensunterhalt) werden erfasst und durch die Anzahl der geplanten Stunden geteilt.

• Stundensatz = [(Gesamtaufwand + kalkulatorischer Unternehmerlohn) : geplante Stunden] + Gewinnzuschlag + Umsatzsteuer

Die Zuschlagskalkulation findet z.B. im Einzelhandel ihre Anwendung. Sie geht davon aus, dass der Einkaufspreis für Waren mit einem festen Zuschlagssatz multipliziert wird:

• Verkaufspreis = [(Einkaufspreis x Zuschlagssatz) + Gewinnzuschlag] + Umsatzsteuer

Letztlich muss auch der Zuschlagssatz so bemessen sein, dass alle Aufwandspositionen abgedeckt werden und darüber hinaus ein angemessener Gewinn erzielt wird.

Auch die Teilkosten- bzw. Deckungsbeitragsrechnung geht davon aus, dass alle Kosten, die entstehen, über Erlöse wieder gedeckt werden müssen. Dies ist aber nur in Bezug auf die Leistungsgesamtheit des Betriebes und in längeren Fristen zwingend notwendig. Kurzfristig kann es für das Betriebsergebnis vorteilhafter sein, Preise zu verlangen, die nur einen geringen Anteil zur Kostendeckung einbringen. Dies ist zumindest besser, als gar keinen „Deckungsbeitrag“ zu erhalten.

7. Zusammenfassung
Wenn Sie bei der Planung Ihrer Geschäftsidee feststellen, dass der Gewinn dauerhaft zu klein ist, um davon leben zu können, weil

• die Menge zu klein und/oder
• der Preis zu niedrig und/oder
• die Kosten zu hoch sind

und Sie diese Positionen nicht positiv verändern können, dann stimmt Ihr Geschäftsmodell nicht und Sie sollten ggf. davon Abstand nehmen. Frei nach der Weisheit der Dakota-Indianer gilt dabei: „Wenn Du merkst, dass Du ein totes Pferd reitest – steig ab!“ – bzw. im Vorfeld der Gründung müsste es lauten: „Steig gar nicht erst auf!“